Intranets & extranets: Sharepoint et Joomla!
Votre intranet personnalisé avec la GED Sharepoint
Environ 30% des intranets en France sont portés par Sharepoint. C'est donc une base très bien installée, toujours en plein essort, et nativement interfacée avec la suite bureautique préférée des entreprises, Microsoft Office.
Cependant, une grande majorité de l'utilisation de Sharepoint réside essentiellement dans une GED (Gestion Electronique de Documents) puissante avec notamment du versioning, un workflow de validation et des capacités de recherche bien plus évoluées que celles proposées par un simple file system comme Windows Server.
La construction d'un intranet personnalisé avec Sharepoint nécessite des compétences très spécialisées et les équipes techniques peinent souvent face au manque de souplesse de l'outil.
Une solution consiste à développer son intranet avec un CMS Open Source comme Joomla et d'intégrer dans ce portail web des éléments de la GED Sharepoint comme des listes ou des librairies.
Profitant de la grande souplesse et flexibilité de Joomla, notamment avec le CCK Seblod, il devient très aisé de se constituer un intranet qui récupère en web services les éléments de la GED Sharepoint.
Aujourd'hui, les entreprises doivent s'adapter à un environnement de travail en constante évolution. Parmi les nombreux outils disponibles pour faciliter la collaboration, SharePoint se distingue comme une plateforme clé. Cet article explore pourquoi et comment SharePoint transforme la manière dont les organisations travaillent et collaborent.
Qu'est-ce que SharePoint ?
Avant tout, il est essentiel de comprendre ce qu'est SharePoint. Il s'agit d'une plateforme collaborative développée par Microsoft. Son objectif est de permettre aux équipes de partager des documents, de collaborer sur des projets, et de gérer les informations internes de manière fluide. En d'autres termes, SharePoint centralise les ressources d'une entreprise dans un espace accessible et sécurisé.
De plus, SharePoint propose une interface intuitive, ce qui en fait un outil accessible aussi bien pour les experts en technologie que pour les utilisateurs moins expérimentés. Dès lors, il devient une solution incontournable pour les entreprises cherchant à améliorer leur efficacité.
Pourquoi choisir SharePoint pour votre entreprise ?
À première vue, SharePoint pourrait sembler similaire à d'autres solutions de gestion de documents ou de collaboration. Pourtant, plusieurs facteurs font de cette plateforme une option unique.
1. Centralisation des documents
En premier lieu, SharePoint permet une centralisation totale des documents. Contrairement aux systèmes traditionnels de stockage sur disque dur ou serveur, SharePoint offre une solution cloud. Ainsi, tous les employés peuvent accéder aux fichiers dont ils ont besoin, où qu'ils soient. Par conséquent, cela élimine les problèmes de versions obsolètes ou de perte de fichiers.
2. Collaboration en temps réel
Ensuite, l'un des plus grands atouts de SharePoint est sa capacité à faciliter la collaboration en temps réel. Les utilisateurs peuvent travailler simultanément sur un même document, ce qui réduit les aller-retours entre collègues pour les modifications. En utilisant des outils comme Microsoft Office Online, l'intégration avec Word, Excel et PowerPoint est parfaitement fluide.
3. Sécurité renforcée
En outre, la sécurité est un aspect primordial pour toute entreprise. SharePoint se distingue par ses nombreuses options de sécurité avancées. Que ce soit par l'authentification multifactorielle, la gestion des droits d'accès, ou les audits réguliers, cette plateforme garantit que seules les personnes autorisées peuvent accéder à certaines informations sensibles.
De ce fait, il devient plus facile pour les administrateurs de contrôler qui peut voir, modifier ou supprimer des fichiers spécifiques.
SharePoint et l'Intranet : Une Fusion Gagnante
Depuis plusieurs années, SharePoint est souvent utilisé comme base pour créer des intranets d'entreprise. Grâce à ses capacités de personnalisation, il permet de créer des portails internes qui répondent aux besoins uniques de chaque organisation.
1. Personnalisation selon les besoins
Grâce à des fonctionnalités comme les Web Parts, il est possible d'adapter l'interface de SharePoint en fonction des rôles des utilisateurs. Ainsi, un manager aura un accès direct aux rapports de performance, tandis qu'un employé pourra voir les tâches qui lui sont attribuées.
2. Communication interne simplifiée
Ensuite, en intégrant des outils de communication comme Teams ou Yammer, SharePoint facilite également la communication au sein des équipes. Chaque projet peut avoir son propre espace dédié avec des documents, des discussions et des ressources disponibles en un seul endroit. Cela améliore la clarté et l'efficacité des échanges.
3. Une base de données d'informations
Finalement, avec SharePoint, il est simple de construire une véritable base de connaissances. Tous les documents, qu'ils soient des guides, des procédures ou des manuels, peuvent être classés, étiquetés et facilement consultés. Ce type de structure permet de réduire le temps passé à chercher des informations critiques.
Intégration de SharePoint avec d'autres outils Microsoft
L'intégration transparente de SharePoint avec d'autres produits Microsoft est l'un des plus grands avantages de la plateforme. Si votre entreprise utilise déjà des solutions comme Outlook, Teams, ou Power BI, SharePoint enrichit encore plus votre écosystème numérique.
1. Synchronisation avec Outlook
Tout d'abord, la possibilité de synchroniser les calendriers et tâches avec Outlook permet une gestion efficace des délais et des événements. Dès lors, toute modification effectuée dans SharePoint se reflète instantanément dans Outlook.
2. Collaboration avec Teams
De plus, l'intégration avec Microsoft Teams transforme SharePoint en un hub centralisé. Les fichiers partagés dans Teams sont directement stockés dans SharePoint, offrant ainsi une continuité de travail sans interruption.
3. Visualisation avec Power BI
Enfin, l'association avec Power BI permet de créer des rapports détaillés directement depuis SharePoint. Vous pouvez ainsi visualiser des données, suivre des indicateurs de performance ou analyser des tendances en quelques clics seulement.
Conclusion : SharePoint, un atout stratégique pour toute entreprise
En conclusion, SharePoint est bien plus qu'un simple outil de gestion de documents. Il s'agit d'une plateforme complète, capable d'améliorer la productivité, de renforcer la collaboration, et de sécuriser les informations. Que vous soyez une petite entreprise ou une multinationale, SharePoint s'adapte à vos besoins et à vos objectifs.
Dès lors, il devient clair que l'adoption de SharePoint peut transformer la manière dont votre entreprise fonctionne. Si vous cherchez à centraliser vos informations, faciliter la collaboration entre vos équipes, et renforcer la sécurité de vos données, SharePoint est sans aucun doute la solution à considérer.
N'attendez plus pour découvrir tout le potentiel de cette plateforme et faire passer la gestion de vos projets à un niveau supérieur.