Intranet Sharepoint avec o365
Mairie de Luzaches
Intranet
Optimisation des process
2024
2024 Intranet
Objectifs
La Mairie de Luzarches voulait se doter d'un intranet SharePoint afin de proposer un outil de travail unique à tous ses services. Il s'agissait d'un projet par lot où chaque lot concerne un service donné pour fluidifier et automatiser les échanges entre collaborateurs. A ce titre, Pulsar IT a accompagné la mairie pour concevoir et mettre en place cet Intranet. Les objectifs du projet étaient :
- Séparer le contenu de l'agent qui l'a créé
- Faciliter les échanges inter services
- Unifier les flux de documents
- Créer un moteur de recherche pertinent
- Supprimer les mails de partage de documents inutiles et énergivores
Solutions apportées
- Un écosystème Microsoft 365 : Exchange / Office / OneDrive (contraire de open source cher à Pulsar mais plus indiqué ici) étant déjà utilisé quotidiennement, SharePoint Online est l'évolution naturelle du portail intranet pour lier ces différents outils.
- Une solution créée en 5 jours de travail par service
- 3 phases de travail :
- Définition du besoin
- Présentation d'une maquette fonctionnelle
- Validation de la solution
- Un moteur de recherche pertinent proposant des filtres permettant de retrouver facilement tout document
Résultats
- Une adoption rapide de la solution par les agents municipaux
- Un confort de travail au quotidien
- Reprise en main de la vie d'un document : plus de versions diverses d'un même document existant sur pleins de postes différents
- Utilisation de Teams lié au SharePoint pour une meilleure communication interservices
- Teams permet aussi de travailler en mode projet autour d'un thème dans un même outil avec l'appui des documents du SharePoint
