Alfresco

Parmi les solutions de GED Open Source les plus connues, Alfresco (www.alfresco.com) est un éditeur anglais, fondé en 2005 par d'anciens dirigeants de Documentum et Business Object. La société est aujourd'hui présente en Angleterre, en France et aux Etats-Unis et compte plus de 3000 clients de par le monde.

Alfresco est une solution J2E (java) qui propose un large socle de fonctionnalités : métadonnées, typage des documents, workflow documentaire et BPM (avec le module ACTIVITI (www.activiti.org), gestion de catégories, outils collaboratifs, recherche (y compris un module SOLR), gestion de bases indépendantes, stockage et publication de contenus Web, transformation (bureautique et multimédia), pour citer les principales

Alfresco se distingue par différents apports :

• une orientation collaborative à la fois au niveau des fonctions et de l’interface native
• une architecture fonctionnelle et technique de très bon niveau, lui permettant de se positionner en tant que socle de GED pour de très grandes organisations. Alfresco est très ouvert et ses APIs et ses outils de développement sont nombreux et bien documentés
• les règles de gestion, directement accessibles aux utilisateurs, permettent de déporter une part des aménagements fonctionnels au niveau des gestionnaires et non plus des développeurs ou des administrateurs
• un composant de gestion des contenus web, parallèle à la gestion documentaire. Ce module est dédié à la gestion des contenus structurés à leur distribution sur des frontaux de consultations distants
• les facilités d’intégration avec le poste de travail. On citera notamment une bonne utilisation du protocole Sharepoint™ et Webdav pour l’édition en ligne ou encore la synchronisation avec le poste de travail (via un outil de type DropBox)
• un module de Record Management, c'est-à-dire de gestion d’archives, basé sur la norme américaine DoD 5015.02 (Smile a développé des modules dédiés à la gestion d'archives, orientés sur les règles européennes - Moreq notamment)
• une interface d’administration permet de garder une vue sur les fonctions principales et notamment les modules de la version « entreprise »
• des modules techniques avancés, tels que le load balancing ou la gestion de plusieurs instances dans une seule installation (multi tenancy)
• l'interface Share apporte une interface prête à l'emploi pour la collaboration
• une visibilité très importante sur la scène internationale, du fait de sa communication, de son activité marketing et du grand nombre de clients
• Enfin, la double orientation Cloud et mobile accentuée avec les dernières versions apporte une valeur ajoutée complémentaire - « l’hybridation » - qui autorise des architectures d’information innovantes pour le partage et la valorisation des contenus.

Alfresco est disponible en deux versions : une version Community (ou Labs), gratuite et sous licence GPL, et une version « Entreprise », dont le code est ouvert sous une licence commerciale, qui donne accès au support éditeur, aux différents modules. Le montant de cette souscription dépend de différents facteurs : le niveau de service de support attendu (SLA), les modules mis en oeuvre et le nombre de processeurs utilisés.
Alfresco dispose d’une forte dynamique de développement, ainsi que d’une communauté d’utilisateurs et de développeurs importante. On notera l’existence du site Alfresco Forge (http://forge.alfresco.com) qui héberge de nombreux plug-ins.

La version 4, sortie en décembre 2011, intègre de nombreuses améliorations, parmi lesquelles nous citerons :

• Les améliorations notables de l’interface collaborative Alfresco Share avec notamment le glisser/déposer, plus de finesse de personnalisation et de gestion des droits pour les espaces collaboratifs, enrichissement de la console d’administration, la catégorisation de résultats
• l’intégration d’un serveur de transformation amélioré pour les fichiers bureautiques basés sur MS Office™
• un plug-in intégré au poste de travail de l’utilisateur permettant à tout un chacun de disposer d’une sélection des documents d’Alfresco sur son poste de travail (fonction telle que la DropBox)
• l’amélioration des fonctions sociales (suivi des personnes, des contenus les plus aimés, des contenus modifiés, partage et publication vers des sites sociaux)
• l’architecture hybride : synchronisation vers des espaces en mode « Cloud » et accès Mobile. Il s’agit sans doute d’une percée majeure dans le domaine de la gestion de contenu puisque pour la première fois, la mise à disposition à l’extérieur du firewall de l’entreprise est largement simplifiée et accessible à l’utilisateur final ; en toute sécurité
• l’amélioration de la gestion des images et vidéos. Ceci passe par la dernière nouveauté d’Alfresco, non encore publié au moment où nous écrivons ses lignes, mais que nous avons eu l’occasion de tester et qui viendra compléter les fonctions de gestions des médias (images et vidéos). Ce module (Média Management) viendra s’intégrer dans l’interface standard et y apportera des fonctions non seulement dans l’interface mais également côté serveurs, comme des transformations.

Source: Livre Blanc Smile