Solutions de GED Open Source

Les solutions du marché

La gestion électronique des documents (GED) est devenue une priorité pour de nombreuses organisations. Elle permet de centraliser, organiser et sécuriser les informations tout en facilitant leur accès. Parmi les solutions disponibles, les systèmes open source se distinguent par leur flexibilité, leur coût réduit et leur capacité d'adaptation. Cet article explore les avantages des solutions de GED open source et présente les principales options disponibles.

Il existe des centaines de solutions de GED Open Source tant le terme couvre des besoins et des solutions assez variés mais on peut citer certains poids lourds comme ALFRESCO, NUXEO, KNOWLEDGE TREE, JAHIA ou MAARCH pour ne parler que des plus connus.

Nous présentons aussi notre solution FlexiGED sur mesure et intégrables dans un site internet / intranet ou extranet. Notre approche originale est moins de couvrir toutes les fonctions avancées des solutions du marché que de proposer une Gestion Electronique de Documents sur mesure parfaitement intégrable à votre site, intranet ou extranet dans un objectif de convergence, de simplification et de réduction des coûts. La gestion des droits utilisateurs est une des fonctions principales d'une GED

Comme l'annonce très justement le Livre Blanc sur la Gestion Documentaire de SMILE, de nombreuses solutions non open source existent et apportent leurs lots de fonctions et de réponses aux problématiques de gestion documentaire.
Parmi la multitude de solutions propriétaires connues dans le domaine, on peut citer Documentum d’EMC, FileNet d’IBM, SharePoint de Microsoft, Open Text de la société éponyme, ou encore Ever.
Le marché des solutions propriétaires de gestion documentaire suit la même tendance que celui des outils de gestion de contenu Web, il y a quelques années. Les solutions qui demeurent sont soit sur des marchés de niches et incorporent un savoir-faire métier important, soit disposent d’un positionnement très haut de gamme, associé à une notoriété qui leur permet de continuer à trouver des clients.

Sur le fond, il faut comprendre qu’un éditeur à vocation exclusivement commerciale n’a pas que des intérêts convergents avec ceux de ses clients. Certes, il évolue dans un marché concurrentiel, et son produit doit être meilleur que ses concurrents, mais une fois sa position bien assise, l’éditeur peut faire l’analyse suivante :

son produit doit être ouvert, mais pas trop, pour garder la maîtrise du client (c’est le fameux « vendor lock-in »)
son produit doit être performant, mais pas trop, car l’accroissement du nombre de serveurs rime avec l’augmentation du nombre de licences vendues
son produit doit être robuste, mais complexe, car il faut continuer à vendre des prestations de service et du support
son produit doit être utile, mais surtout être attractif. En effet, les décideurs sont parfois éloignés de la réalité du terrain et un produit très bien packagé, mais peu évolutif ou ne répondant pas de façon assez précise aux attentes opérationnelles, peut alors apparaître comme la meilleure alternative, alors que sa valeur ajoutée sera faible finalement.

Jahia

Parmi les solutions de GED Open Source les plus connues, Jahia est une plateforme intégrée de portail web et de gestion de contenu, proposée par l’éditeur suisse du même nom.
Elle est proposée sous deux distributions : Jahia Community et Jahia Enterprise. La première est open source sous licence GPL v2, la seconde est sous licence commerciale, et intègre notamment des fonctions à destination des organisations et est supportée par l’éditeur.

Jahia permet aussi de créer un intranet orienté GED.
Cette solution répond principalement aux besoins de gestion de contenus et documentaires Web, ainsi qu’à une partie des besoins de portail (agrégation), notamment avec le support de la norme JSR 168.
Jahia permet également de gérer un référentiel de fichiers à la norme JCR, ceux-ci peuvent être utilisés par les différentes interfaces de Jahia.
Jahia est bâti sur un socle regroupant le stockage des contenus et les fonctions liées : Jahia Content Platform. Sur ce socle, deux solutions principales sont proposées :

Jahia xCM (eXtended Content Management) pour la gestion de contenu
Jahia Wise, une solution de partage documentaire, sociale et collaborative que nous mettons plus en avant ici.

L'intérêt des fonctionnalités GED de Jahia xCM réside à la fois dans l’usage qui peut être fait des contenus documentaires dans un contexte de site (internet, intranet, application web…) ; mais aussi avec Jahia Wise sur des aspects plus collaboratifs. Notons que Jahia Wise est disponible uniquement aux clients de la version entreprise.

Jahia permet des fonctionnalités appréciables sur les images : rotation, recadrage en ligne, redimensionnement, traitements simples, vignettes automatiques, extraction des données EXIF.
Des évolutions importantes sont arrivées avec la version 6.5, notamment autour de la gestion documentaire :

possibilité d'accès aux fichiers via CIFS, SMB
amélioration des fonctions de recherche sur les documents : possibilité d'enregistrer des requêtes, autocomplétion, support des facettes y compris des facettes hiérarchiques
gestion de versions sur les documents au sein du gestionnaire de fichiers
intégration automatique des mails
utilisation graphique de workflow avec visualisation de l’avancement
intégration dans l’interface Wise de fonction de blog, wiki, forum et de gestion des tâches, outils pratiques voire indispensables pour le travail collaboratif

Jahia Wise, qui nous intéresse donc plus particulièrement ici, présente une approche collaborative du partage de documents orientée sur les fonctionnalités clés pour les utilisateurs, notamment suivi et historique des versions, verrouillage et possibilité de restaurer des versions antérieures ; drag-and-drop web; gestion des tags et des catégories ; import en masse de documents et auto-tagging ; recherche multi-facettes ; affichage des images sous forme de galerie.
Jahia Wise est structuré autour de la notion d’espaces collaboratifs, qui peuvent refléter tout type d’organisation souhaitée par le client : les métiers de l’entreprise, les directions et services, les projets ou autres…

Collaboration sociale : les espaces collaboratifs permettent aux utilisateurs d’échanger des commentaires sur des projets ou des documents, de soumettre des documents à un workflow de validation ou de publication, d’affecter des tâches et de suivre leur avancement. Les fonctionnalités sociales telles que les blogs, les sondages, les forums, les wikis, la recherche d’utilisateurs et de compétences, les notifications et les collections partagées offrent aux utilisateurs le meilleur des pratiques du web 2.0.

Contenu Web : Jahia Wise peut être installé de façon autonome dans un système d’information ou en synergie avec Jahia xCM et être rapidement opérationnel sans développement spécifique. L’intégration de Jahia Wise avec Jahia xCM permet aux entreprises d’abolir les barrières entre conception et partage de documents collaboratifs d’un côté et publication de documents ou ressources validées sur leurs sites internet de l’autre.

De plus, Jahia Wise offre la possibilité innovante d’envoyer du contenu dans un espace collaboratif à partir d’un simple e-mail, qu’il s’agisse de contenu trouvé sur le web, ou d’une conversation par messagerie électronique, afin de l’intégrer aux ressources collaboratives de l’espace.

Jahia a donc pris un net virage avec Jahia Wise et propose désormais des fonctions et une interface résolument orientée vers le travail collaboratif autour des documents. Sans toutefois tourner le dos à ce qui a fait son succès, notamment la publication des contenus sur différentes interfaces (site Web, Intranet, interface Wise…) et l’utilisation des fonctions de Portail et de CMS pour enrichir l’expérience utilisateur.

Source: Livre Blanc Smile

Alfresco

Parmi les solutions de GED Open Source les plus connues, Alfresco (www.alfresco.com) est un éditeur anglais, fondé en 2005 par d'anciens dirigeants de Documentum et Business Object. La société est aujourd'hui présente en Angleterre, en France et aux Etats-Unis et compte plus de 3000 clients de par le monde.

Alfresco est une solution J2E (java) qui propose un large socle de fonctionnalités : métadonnées, typage des documents, workflow documentaire et BPM (avec le module ACTIVITI (www.activiti.org), gestion de catégories, outils collaboratifs, recherche (y compris un module SOLR), gestion de bases indépendantes, stockage et publication de contenus Web, transformation (bureautique et multimédia), pour citer les principales

Alfresco se distingue par différents apports :

une orientation collaborative à la fois au niveau des fonctions et de l’interface native
une architecture fonctionnelle et technique de très bon niveau, lui permettant de se positionner en tant que socle de GED pour de très grandes organisations. Alfresco est très ouvert et ses APIs et ses outils de développement sont nombreux et bien documentés
les règles de gestion, directement accessibles aux utilisateurs, permettent de déporter une part des aménagements fonctionnels au niveau des gestionnaires et non plus des développeurs ou des administrateurs
un composant de gestion des contenus web, parallèle à la gestion documentaire. Ce module est dédié à la gestion des contenus structurés à leur distribution sur des frontaux de consultations distants
les facilités d’intégration avec le poste de travail. On citera notamment une bonne utilisation du protocole Sharepoint™ et Webdav pour l’édition en ligne ou encore la synchronisation avec le poste de travail (via un outil de type DropBox)
un module de Record Management, c'est-à-dire de gestion d’archives, basé sur la norme américaine DoD 5015.02 (Smile a développé des modules dédiés à la gestion d'archives, orientés sur les règles européennes - Moreq notamment)
une interface d’administration permet de garder une vue sur les fonctions principales et notamment les modules de la version « entreprise »
des modules techniques avancés, tels que le load balancing ou la gestion de plusieurs instances dans une seule installation (multi tenancy)
l'interface Share apporte une interface prête à l'emploi pour la collaboration
une visibilité très importante sur la scène internationale, du fait de sa communication, de son activité marketing et du grand nombre de clients
Enfin, la double orientation Cloud et mobile accentuée avec les dernières versions apporte une valeur ajoutée complémentaire - « l’hybridation » - qui autorise des architectures d’information innovantes pour le partage et la valorisation des contenus.

Alfresco est disponible en deux versions : une version Community (ou Labs), gratuite et sous licence GPL, et une version « Entreprise », dont le code est ouvert sous une licence commerciale, qui donne accès au support éditeur, aux différents modules. Le montant de cette souscription dépend de différents facteurs : le niveau de service de support attendu (SLA), les modules mis en oeuvre et le nombre de processeurs utilisés.
Alfresco dispose d’une forte dynamique de développement, ainsi que d’une communauté d’utilisateurs et de développeurs importante. On notera l’existence du site Alfresco Forge (http://forge.alfresco.com) qui héberge de nombreux plug-ins.

La version 4, sortie en décembre 2011, intègre de nombreuses améliorations, parmi lesquelles nous citerons :

Les améliorations notables de l’interface collaborative Alfresco Share avec notamment le glisser/déposer, plus de finesse de personnalisation et de gestion des droits pour les espaces collaboratifs, enrichissement de la console d’administration, la catégorisation de résultats
l’intégration d’un serveur de transformation amélioré pour les fichiers bureautiques basés sur MS Office™
un plug-in intégré au poste de travail de l’utilisateur permettant à tout un chacun de disposer d’une sélection des documents d’Alfresco sur son poste de travail (fonction telle que la DropBox)
l’amélioration des fonctions sociales (suivi des personnes, des contenus les plus aimés, des contenus modifiés, partage et publication vers des sites sociaux)
l’architecture hybride : synchronisation vers des espaces en mode « Cloud » et accès Mobile. Il s’agit sans doute d’une percée majeure dans le domaine de la gestion de contenu puisque pour la première fois, la mise à disposition à l’extérieur du firewall de l’entreprise est largement simplifiée et accessible à l’utilisateur final ; en toute sécurité
l’amélioration de la gestion des images et vidéos. Ceci passe par la dernière nouveauté d’Alfresco, non encore publié au moment où nous écrivons ses lignes, mais que nous avons eu l’occasion de tester et qui viendra compléter les fonctions de gestions des médias (images et vidéos). Ce module (Média Management) viendra s’intégrer dans l’interface standard et y apportera des fonctions non seulement dans l’interface mais également côté serveurs, comme des transformations.

Source: Livre Blanc Smile

Knowledge Tree

Parmi les solutions de GED Open Source les plus connues, Knowledge Tree (www.knowledgetree.com) est une solution de GED développée par la société sud-africaine JamWarehouse. Knowledge Tree existe en deux versions, Enterprise et Community. La solution dispose d’un ensemble complet de fonctionnalités de GED et plusieurs modules qui permettent une bonne intégration dans l’environnement bureautique.
La version open source de Knowledge Tree semble de plus en plus en replis par rapport à la version commerciale, bien qu’elle intègre une bonne partie de l’offre. Plusieurs modules ou fonctions importantes ne sont pas inclus dans la version Community, notamment : l’intégration à MS Office, des fonctions de personnalisation et de confort, la comparaison de document, les alertes, le reporting, la signature électronique ou la traduction de l’interface dans différentes langues (notamment en français !).
Notons que la licence logicielle de KnowledgeTree est spécifique, il s’agit d’une licence open source basée sur le Mozilla Public License avec des clauses supplémentaires relatives à la marque et la rétention copyright. Ceci dénote d’une volonté de l’éditeur de verrouiller, peut être un peu trop, sa solution.

L’application est globalement de bonne facture et permet de disposer d’une GED simple et efficace. Nous apprécions particulièrement plusieurs points :

une interface standard épurée et rapidement opérationnelle
une recherche avancée qui satisfera les plus exigeants
des fonctions d’administration, accessibles pour une large part du paramétrage
des modes de navigation virtuelle implémentés par défaut, notamment par type de document
l’ergonomie du module intégré à MS Office qui permet, contrairement à ses concurrents, de gérer les métadonnées de la GED depuis la bureautique.

La dernière version propose plusieurs avancées importantes :

une verticalisation pour les équipes de vente et de marketing orientée vers un usage SaaS (nouvelle stratégie de la société)
la refonte graphique et ergonomique très importante qui fait suite à la refonte technique de la version précédente (basé sur Zend)
l’intégration des protocoles : CMIS, permettant d’interroger la solution via des webservices normalisés et Open Search permettant de rechercher dans les contenus et de récupérer des réponses de son moteur de recherche via des méthodes normalisées

Notons enfin que l’éditeur continue de s’éloigner sensiblement de l’open source, non seulement par la licence, mais également par son approche SaaS ou encore par le renforcement de la version Entreprise au détriment da la version communautaire.

Source: Livre Blanc Smile

Nuxeo

Parmi les solutions de GED Open Source les plus connues, Nuxeo (www.nuxeo.fr) est une société française, éditrice de la solution de GED open source éponyme depuis 2001. La société est aujourd'hui présente en France et aux Etats Unis.
Nuxeo est une solution J2E (java), transcrite du Pyton (Nuxeo CPS) en 2007, et qui reprend le périmètre complet de la gestion de contenu d’entreprise : métadonnées, types de documents, workflow avancé, gestion de catégories, fonctions de collaboration, recherche, gestion de contenu complexes, multibases, outils de transformation bureautique et multimédia, paramétrage via un outil graphique.

L’outil se distingue par différents aspects :

une notion de « relations » avancée qui permet de typer à la volée des liens entre contenus. Par exemple « est la traduction de / est traduit de » ou « a pour pièce jointe / est la pièce jointe de »
une interface standard facilement utilisable pour des projets de GED simple et dotée d’une ergonomie satisfaisante (cliquer-glisser, clic droit, présentation en onglet, arborescence multiple),
la notion de publication qui permet de dé-corréler l’espace de travail des utilisateurs de ce qui est donné à voir aux différents publics
la structure technique de la solution permet de l’intégrer aussi bien dans de petites structures, que de grands groupes internationaux, et même d’être intégrée comme brique de gestion documentaire par d’autres projets (le Portail-ESUP par exemple)
« l’Admin center » est une interface de gestion (backoffice) riche qui se révèle suffisante à l’usage
Nuxeo Studio est un outil de configuration graphique qui permet de mettre en oeuvre de façon opérationnelle la plupart des fonctions disponibles dans l’outil
Enfin, notons la « Marketplace », site de dépôt de plug-ins prêts à intégrer et facilement installable via l’Admin Center.

Plusieurs distributions complète l’offre de Nuxeo. Une est destinée à la gestion des médias (images et vidéos), Nuxeo DAM. Et une est essentiellement destinée à la gestion de dossier et de courrier, Nuxeo CMF et Nuxeo Collaboration dédié au collaboratif d’équipe.

Nuxeo CMF est un framework de Case Management pour gérer les dossiers au sein de la Nuxeo Platform
Principales fonctionnalités :

content routing pour la configuration des workflows
capture des mails
diffusion par mailing list des dossiers à traiter.

Nuxeo DAM, pour la gestion des contenus multimédia (vidéo, audio, image).
Principales fonctionnalités :

acquisition des contenus et modification des métadonnées en masse
annotation des images
prévisualisation des contenus
encodage, conversion des formats
gestion des droits.

Nuxeo Collaboration, orienté vers la gestion d’équipe et le partage « social ».

La version 5.6 est sortie en septembre 2012 et apporte de nouvelles fonctionnalités :

Pour Nuxeo Studio
- un nouvel outil de création graphique et de gestion de workflow - Content Routing - il est destiné à la fois aux utilisateurs finaux de niveau avancé et aux développeurs
- le Tab Designer qui permet désormais aux utilisateurs finaux de niveau avancé de gérer le paramétrage du contenu et des vues de chaque onglet d’un objet
- le rechargement à chaud de la plateforme pour une intégration immédiate des modifications effectuées depuis Nuxeo Studio a été amélioré
- la définition de propriétés complexes qui sera mise à profit pour le paramétrage dans les formulaires et les vues au travers des schémas de contenu
La synchronisation bidirectionnelle de fichiers via Nuxeo Drive, sur les postes utilisateurs des utilisateurs nomades (équivalent de Dropbox) est en release candidate
Le partitionnement ou multi-tenant pour optimiser l’utilisation des ressources système, notamment dans les projets qui utilisent plusieurs bases documentaires sur un serveur unique
La comparaison automatique des documents pour assurer un suivi encore plus fin des modifications du contenu, des métadonnées et des propriétés
Le développement du mode collaboratif avec l’évolution du module Social Collaboration qui intègre un nouveau « mur » (Wall), le vote (Like) sur les documents ainsi que le déclenchement des notifications via un bouton dédié
Une interface utilisateur améliorée
- la modification de l’ergonomie de la page résumé
- une barre d’actions personnalisables
- Enfin, le Framework d’application mobile reprenant les fonctionnalités les plus utilisées (recherche, navigation, prévisualisation, fil d’activités) permettra de déployer simplement des applications mobiles basées sur Nuxeo

Source : Livre Blanc Smile

Maarch

Parmi les solutions de GED Open Source les plus connues, Maarch (www.maarch.org), est une solution PHP développée par la société française éponyme. La solution regroupe l’ensemble des fonctions sous une unique distribution open source : Maarch Enterprise.
Les fonctions de Letter Box sont maintenant intégrées à Maarch. Ceci permet notamment de gérer les interfaces avec un scanner ou de gérer le cycle de vie du courrier dans l’entreprise : réception, traitement de la réponse et recherche.

Maarch Entreprise est structuré comme un SAE (Système d’Archivage Electronique) et est dédié à la conception d'applications de gestion de flux documentaire. Cette distribution inclut les fonctions nécessaires à une GED d’entreprise.
Solution de plus en plus mature et intéressante, notamment pour ces capacités dans les contextes dans lesquels elle excelle, en particulier : gestion de courrier, de dossier, document finaux, ou gestion d’archives (SAE – système d’archivage électronique).
Maarch propose un mode multi instance « SaaS Factory », installation unique permettant de gérer plusieurs environnements compartimentés. Le service « SaaS Factory » prend en compte la mise en place d’une infrastructure haute disponibilité et dispose d’un outil complet d’administration des divers environnements.
Notons enfin que la communauté autour de la solution est de petite taille, concentrée autour de son éditeur.

Parmi les nouveautés des deux dernières versions (dont la 1.4 qui sortira dans quelques semaines), les évolutions suivantes nous on paru particulièrement intéressantes :

un moteur de notifications d’événements, qui historise l’activité et permet des notifications par email ou par flux RSS
un module de capture de documents qui permet d’ingérer des documents de différentes natures et provenances, avec des outils de traitement (OCR, parsing de mail, gestion de spool, LAD) et différents connecteurs de versement vers Maarch
intégration et contribution à la norme SEDA, norme de gestion française de gestion des archives électroniques
intégration bureautique permettant de piloter certains outils bureautiques sur le poste client pour générer des documents (publipostage)
portabilité de l’interface sur supports nomades (Mac et Androïd).

Source: Livre Blanc Smile

Pourquoi Choisir une Solution de GED Open Source ?

Flexibilité et Personnalisation

Les solutions open source offrent une liberté incomparable. Grâce à l’accès au code source, les entreprises peuvent adapter les fonctionnalités à leurs besoins spécifiques. Cette personnalisation garantit une gestion documentaire optimisée et conforme aux processus internes.

Réduction des Coûts

Contrairement aux solutions propriétaires, les GED open source n’exigent pas de licence onéreuse. Les entreprises investissent principalement dans le déploiement, la formation et le support technique, ce qui représente des économies significatives à long terme.

Sécurité et Transparence

Avec une solution open source, les utilisateurs peuvent vérifier le code source pour s'assurer qu'il n'existe pas de failles de sécurité cachées ou de mécanismes de collecte de données indésirables. Les mises à jour régulières, souvent pilotées par une communauté active, renforcent la sécurité.

Interopérabilité

Les solutions open source favorisent l'intégration avec d'autres outils et logiciels. Elles utilisent des standards ouverts, facilitant ainsi la compatibilité avec les systèmes déjà en place. A noter à ce propos le standard content management interoperability services ou ged cmis