Pourquoi une GED ?
Le besoin de gerer ses documents électroniques
La Gestion Electronique de Documents, longtemps cantonnée chez les grands groupes, devient aujourd'hui un besoin chez les TPE, PME et collectivités qui ont besoin de mieux ranger, classer et retrouver les documents informatiques de plus en plus nombreux.Par ailleurs, l'outil informatique étant devenu depuis des années l'outil exclusif de gestion, tous les documents papiers internes (processus métiers) ou externes (facturation, courrier administratif...) doivent intégrer le flux numérique pour une gestion efficace. La GED Open Source intervient ici pour unifier les processus métiers de l'entreprise au travers, si c'est nécessaire, d'une numérisation qui peut aller jusqu'à un archivage à valeur légale.
Issu des contraintes technologiques des années 70 le rangement des fichiers dans une arborescence unique de dossiers ne permet pas un classement multi critères correspondant aux usages des différents services de l'entreprise ni une recherche rapide sur autre chose que le nom du fichier.
Un service commercial ou un service achat va manipuler des documents communs mais qui seront classés et retrouvés selon des logiques différentes.
GED et bases de données
La démocratisation des bases de données avec leur capacité d'indexation, de recherche et de classements multiples permet de remplacer un stockage figé par une classification multi formes qui correspond aux usages de chacun ce qui dynamise les solutions de gestion électroniques de documents.Par ailleurs la nomadisation du travail avec la multiplication des lieux de travail implique le besoin d'accéder aux documents (et non plus seulement aux mails) depuis différents lieux. Ici le formidable essort des technologies web et mobiles permettent de remplir cette fonction mais, encore une fois, en se passant d'un stockage fichier traditionnel sur un serveur de fichiers.
L'apport de l'Open Source
La philosophie de l'Open Source, face aux solutions propriétaires, est de partager les développements informatiques dans le but d'une libre circulation des idées et des outils. Une des conséquences directes de cette impulsion pour la gestion électronique de documents est l'extraordinaire vivacité des communautés de développeurs autour de solutions diffusées et améliorées sans cesse bénévolement. L'Open Source garantit d'une part une meilleure qualité de code par un partage et un contrôle plus ouvert des sources informatiques. Il garantit d'autre part l'indépendance d'un client à son fournisseur car une solution de GED Open Source bien connue proposée par un prestataire peut être d'autant plus facilement reprise par un autre.
GED sur mesure avec Joomla!
Pour aller plus loin ...
Elements d'une GED:
Nous essayons ici de présenter les principaux concepts manipulés avec une Gestion Documentaire qu'elle soit propriétaire ou Open Source. Qu'est-ce qu'un document électronique, un contenu, un workflow ou du contrôle de versions ? Dans cette rubrique nous détaillons les concepts d'une GED en essayant d'expliciter le plus simplement possible les éléments qui constituent une GED.Dématérialisation des processus:
Une des motivations principales pour mettre en place une GED Open Source est la dématérialisation des processus métiers. La Gestion Electronique de Documents vise en effet plus à l'informatisation des processus qu'à la digitalisation des documents. La dématérialisation des process participe directement à l'amélioration de la productivité de l'entreprise. L'enjeu n'est plus de remplacer la machine à écrire par un document informatique mais d'informatiser le traitement de ces documents.Les enjeux d'une GED:
Une des principales motivations pour la mise en place d'une gestion documentaire (GED) est d'organiser dans le temps (workflow) et sémantiquement (classification) des données là ou les CMS (comme Joomla!) sont des solutions techniques pour structurer et présenter des contenus. Les enjeux d'une GED sont donc autour des processus de gestion en amont, comme la possibilité de réaliser une indexation riche ou d’intégrer des règles de traitement (workflow, transformation, alertes conditionnelles), par exemple.Histoire de la GED:
D'où vient la Gestion Electronique de Documents (GED) ? Lien entre numérisation des documents, et informatisation de l'entreprise. Apport de l'essort des bases de données pour la gestion et l'exploitation de documents électroniques. L' historique de la GED suit une évolution générale de l'informatique où non content de remplacer la machine à écrire par un ordinateur on s'occupe ensuite d'informatiser les process.