Modalités d'accès d'une GED

Contexte

Passer d'un système classique de gestionnaire de fichiers sur un disque réseau à une Gestion Electronique de Documents partagée induit nécessairement des changements de modes d'accès à l'information.

Avec l'explosion du web le navigateur internet est devenu le principal outil  de consultation et même d'édition des applications actuelles. Il faut donc faciliter l'ouverture, l'édition et la mise à jour des documents hébergés depuis un site internet tout en continuant à utiliser ses outils favoris comme la suite Office par exemple. Attention à bien vérifier si une gestion de droit est bien implémentée.

Standards

Les protocoles WebDAV par exemple permettent d'ouvrir en un clic un document word depuis une page web, de le modifier et de le re pousser sur son hébergement distant exactement comme s'il était accessible depuis un partage réseau local.

Il faut aussi se poser la question si la GED Open Source qu'on est en train de concevoir ou de mettre en place sera hébergée sur un serveur chez le client ou à distance, comme un site web en mode Saas. Ici la nécessité éventuelle d'une connexion avec des bases de données locales permettra de trancher.

On peut aussi accéder aux fonctions d'une GED depuis un CMS avec le standard cmis system.

Une GED Open Source qui fonctionne depuis un navigateur web doit éviter de dérouter ses utilisateurs avec des modes d'usage trop différents de ce à quoi ils ont l'habitude. en effet nous avons tous l'habitude de manipuler des fichiers depuis des répertoires réseaux avec les suites bureautiques les plus courantes.

L'ouverture d'un fichier se fait en double cliquant sur le fichier et une fois modifié depuis l'outil correspondant (word, excel ou autre) il suffit d'enregistrer (un seul clic) pour que le fichier sur le disque réseau soit enregistré au bon endroit.

Si maintenant les fichiers sont sur des serveurs distants accessibles depuis un navigateur web le processus est techniquement plus complexe puis qu'il faut:

  • télécharger le fichier sur son ordinateur
  • l'ouvrir avec l'éditeur correspondant pour le modifier
  • le sauvegarder localement pour enregistrer les modifications
  • le re uploader vers le serveur distant

Il va sans dire que ces manipulations supplémentaires sont des freins sérieux à l'adoption d'une Gestion Dcoumentaire qui, même si elle affiche beaucoup d'avantages par rapport à un simple système de fichiers sur un disque réseau, sera immanquablement rejetée par les utilisateurs car trop lourde à manipuler.

 C'est pourquoi dans notre solution FlexiGED nous avons apporté un soin particulier afin de rendre cette expérience la plus simple et naturelle possible grâce à la technologie Webdav:

  • un clic depuis le lien web sur le fichier dans le navigateur ouvre l'outil bureautique correspondant
  • une sauvegarde depuis l'éditeur bureautique repousse la nouvelle version du fichier automatiquement sur le serveur distant (pas d'upload manuel à faire)
  • les uploads (pour pousser sur la GED un nouveau fichier) peuvent se faire avec un drag&drop depuis le bureau avec la création automatique d'un document GED (pour placer les métadonnées et autres tags)

Depuis le web


Enfin il faudra penser à l'accessibilité de la GED sur les terminaux mobiles (smartphones et tablettes) avec des intefaces dédiées

Le web n'est pas seulement le lieu de sites internet à consulter, c'est aussi le moyen universel pour éditer, lire et partager des données. Une Gestion Electronique de Documents accessible par un navigateur internet est le gage d'une accessibilité depuis toute plateforme (PC, MAC, Linux) et tout périphérique (Ordinateur de bureau, portable, tablette, smartphone...).

Une solution de GED en ligne ou en cloud permet aussi des mises à jour transparentes de l'outil sans effort pour l'utilisateur. Vous bénéficiez tout le temps de la dernière version à jour de votre gestion documentaire.

Sans avoir de logiciel particulier à installer sur le poste, une GED web permet aussi des ponts et des partages plus étroits entre un site internet, un intranet ou un extranet, comme le montre notre solution de GED Open source FlexiGED. Si vos documents sont accessibles depuis un serveur web on comprendra qu'un socle commun peut héberger différents sites publiques ou privés selon des droits à définir.

 

Les solutions de GED (gestion électronique de documents) sont des outils qui permettent de gérer de manière efficace et centralisée les documents électroniques d'une organisation. Voici les avantages des solutions de GED depuis un navigateur web :

  1. Accessibilité : L'un des principaux avantages des solutions de GED depuis un navigateur web est qu'elles sont facilement accessibles depuis n'importe où et n'importe quel appareil disposant d'une connexion internet. Les utilisateurs peuvent accéder à leurs documents depuis leur ordinateur, leur tablette ou leur smartphone, ce qui permet de travailler de manière plus flexible.

  2. Gain de temps : Les solutions de GED depuis un navigateur web permettent de gagner du temps en accélérant les processus de gestion documentaire. Les documents peuvent être facilement numérisés, classifiés, stockés et récupérés en quelques clics, ce qui réduit considérablement le temps nécessaire à la recherche de documents.

  3. Facilité de collaboration : Les solutions de GED depuis un navigateur web facilitent la collaboration entre les membres de l'équipe. Les documents peuvent être partagés facilement et en temps réel avec les autres membres de l'équipe, ce qui permet une meilleure coordination des tâches et une prise de décision plus rapide.

  4. Sécurité accrue : Les solutions de GED depuis un navigateur web offrent un niveau de sécurité accru pour les documents électroniques. Les documents sont stockés de manière centralisée sur des serveurs sécurisés et sont protégés par des mesures de sécurité avancées telles que le chiffrement des données, l'authentification multi-facteurs et les autorisations d'accès.

  5. Réduction des coûts : Les solutions de GED depuis un navigateur web permettent de réduire les coûts liés à la gestion documentaire en éliminant les coûts associés à l'impression, la numérisation et le stockage physique des documents. La gestion électronique des documents permet également de réduire les coûts liés à la recherche de documents perdus ou mal classés.

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Pour aller plus loin ...

  • Interopérabilité et GED Open Source:

    De par son caractère libre, les solutions de Gestion Documentaire Open Source mettent un point d'honneur à s'intégrer avec d'autres systèmes. En fait la GED fait partie d'un tout qu'on appelle ECM (Enterprise Content Managment ou Gestion de Contenu d'Entreprise) avec le CRM, le SI RH par exemple. L' interopérabilité de la GED se situe à différents niveaux: l'authentification avec les protocoles SSO (Single Sign On) sur vos annuaires LDAP comme l'Active Directory la connexion avec d'autres applications en base de données SQL de votre SI pour gérer des documents autre que la bureautique l'intégration avec votre intranet, extranet, voire votre site internet pour partager depuis un socle commun des documents