Office 365 et ses briques

Il y a maintenant un peu plus d'un an Microsoft sortait son dernier né en matière de pack Office: Microsoft Office 365.
Techniquement ce n'est pas une révolution, car il ce pack est basé sur Office 2013.
Non, le changement se situe surtout au niveau du système de licence.

On peut dorénavant acheter plus de services liés au pack Office tels que Microsoft Exchange Online, SharePoint Online ou OneDrive. Toutes ces licences sont dématérialisées, c'est à dire que pour une licence achetée, on peux la télécharger jusqu'à 5 fois sur 5 terminaux différents: portable, tablette, smartphone...
Microsoft permet de répondre ainsi aux enjeux de la mobilité, et nous permet aussi d'unifier notre univers de travail, dans un monde ou le travail à domicile est devenu monnaie courante.

Exchange Online

 Pour maintenir un serveur Exchange (serveur de messagerie unifiée de Microsoft) il fallait constamment garder un œil sur certaines choses:

• La sauvegarde,
• Les antivirus trop virulent voulant supprimer la base qui contenait un mail avec virus,
• La taille des boites aux lettres (BAL) ne devant dépasser les 20-25 Go (encore fallait-il les setter ainsi!)
• Les certificats à l'année pour permettre l'accès à l'OWA sans passer par la page 'alerte de sécurité'
• La configuration d'un Outlook Anywhere

Avec Exchange Online, aujourd'hui toute la mécanique et la maintenance sont pris en charge par les équipes Microsoft. Il ne nous reste plus que la configuration à faire, et ce, soit par l'interface web, soit par la ligne de commande avec Module Windows Azure Active Directory pour Windows PowerShell. 

Pack Office avec ou sans Access

Le pack office actuel contient Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher et OneNote installables sur un maximum de 5 PC ou Mac. C'est à dire que pour une licence achetée on peut l'installer sur 5 postes différents.
Attention, ces 5 licences sont nominativement la même, on ne peux donc considérer que l'on va installer une licence pour 5 personnes différentes. D'autant que les accès à OneDrive ou SharePoint afférents à cet utilisateur ne doivent pas être partagés avec des personnes n'ayant pas le même niveau de responsabilité dans l'entreprise.

SharePoint

Microsoft SharePoint Online permet aux organisations de créer et gérer facilement des sites personnalisés axés sur des équipes et des projets à des fins de collaboration. De plus, il est possible de déployer un portail intranet à l’échelle de l’organisation afin de diffuser des informations et des actualités dans toute l’organisation.
Malgré la simplification de la configuration par rapport à la version On Premise, gérer des bibliothèques SharePoint reste assez pointue. Il ne s'agit de 'balancer' le contenu de votre ancien serveur sur le Cloud. Il y a des règles à suivre si vous ne voulez pas passer votre temps à dépanner des erreurs de synchronisation.

OneDrive Pro

La solution de synchronisation online de votre 'Mes Documents'.
A ne pas confondre avec OneDrive, qui est la version gratuite et plus limitée en terme de stockage. La version non pro se trouve par défaut sur les Windows Phone et dans tous les Windows 8.
La version Pro permet à l'heure actuelle 1 To de stockage dans le Cloud mais passera en illimitée d'ici peu. Par ailleurs, il est possible de travailler à plusieurs sur un même document en même temps et ainsi de savoir qui écrit quoi.
Les données sont physiquement en Irlande et aux Pays Bas, soumise à la loi Européenne.

Office Online

Il est dorénavant possible d'éditer ses fichiers Office (Word, Excel...) en ligne à partir de son portail 365. La suite 365 en ligne contient environ 60% des commandes des versions on premise, ce qui est largement suffisant vu qu'un très bon utilisateur en général se servira d'environ 40% du logiciel... 

Les limites d'Office 365

Le débit internet

Le fait de mettre ses données en ligne génère du trafic permanent. A chaque modification de fichier celui ci est synchronisé à chaque sauvegarde.
De plus la mise en place d'un SharePoint et d'un OneDrive donne lieu à un véritable projet de mise en Cloud (nous y reviendrons dans la partie Business Model).
Il sera nécessaire de créer des lots de transfert pour ne pas saturer la bande passante, de plus il faudra télécharger pour chaque utilisateur la suite 365 complète. Il n'y a pas de possibilité de choisir quel logiciel on veut installer. Par contre, il est possible de commencer à utiliser les logiciels avant même la fin de leur installation!

Microsoft Azure

La nouvelle solution d'hébergement de serveur online de Microsoft.
Pour moi, à l'heure actuelle le projet Microsoft le plus bancal!
Si dans les grosses villes le débit internet peut être assuré, constant et suffisant, on en est très loin (mais alors très très loin!) hors agglomérations.
L'idée est d'héberger un OS sur un serveur Microsoft, le paiement se faisant par un système de crédits dépensé au temps de connexion active et non pas mensualisé.
Par contre Quid de ce qui peux se passer en cas de coupure internet? La solution serait d'avoir un serveur physique en backup?? (on duplique les coûts!).
Pour l'instant, pour moi, ce n'est pas du tout une technologie au point. Sans même parler de plantages répétés depuis le début de l'année, chose impensable en production!

La synchronisation

Les problèmes de synchronisations dans OneDrive et SharePoint sont multiples et absolument mal documentés.
J'ai listé jusqu'ici plusieurs problèmes récurrents:

• Fichier datant d'avant Office 2007 dont les extensions ne sont parfois pas pris en compte dans la synchro. (des .doc à convertir en .docx par ex.)
• le voyant OneDrive (qui gère aussi la synchronisation de votre SharePoint... confusion là!) qui parfois tourne en permanence alors qu'il ne montre aucun fichier non synchronisé
• Les caractères particuliers type % dans les noms de fichiers sont souvent mal acceptés
• La limite des 80 caractères dans l'URL des fichiers (où l'on découvre que l'utilisateur à rangé ses fichiers dans des arborescence à rallonge)
• Les erreur s de synchronisation pour rien, juste comme ça, pour rire... pourquoi certains fichiers ne veulent pas ses synchroniser... mystère!
• Le tout, valable sur un poste mais qui ne pose pas de problèmes sur un autre poste!

Le business model

La partie la plus importante à mon sens...
Microsoft Office 365 se vent en mode locatif, soit au mois, soit à l'année. De plus Microsoft fait des prix publique se qui empêche de faire sa marge habituelle sur la revente des logiciels.
En tant que revendeur nous avons 20% de marge seulement de la part de Microsoft. Il est donc nécessaire de vendre ces produits d'une manière différente. De plus il semble évident que Microsoft se dirige vers une vente uniquement de 365 et non plus de boites comme auparavant. De toute façon, au 1er janvier, il n'y aura plus de publicités sur les offices on premise (en boîte) mais seulement sur 365.

Il y a plusieurs axes possibles:

• Vendre Office 365 avec votre marge habituelle.
  Le client saura la différence d'avec le prix tout publique mais il faut en ce cas mettre en avant:
  . Les interventions de configuration (nouveau user, paramétrage des droits, installation de la suite Office...)
  . La sauvegarde des éléments
  . La mise en place du projet 365 (transfert des données, configuration de SharePoint, configuration des BAL...)
• Vendre Office 365 avec les prix publics
  En ce cas, il faut considérer l'installation d'un 365 comme un projet à part entière et faire payer par prestation.
  A vous de découper le projet en trancher et de chiffrer chaque intervention.
  Par exemple:
  . Audit environnement client
  . Mise en service Office 365 x5 licences
  . Migration des BAL
  . Migration des données
  ...

N’hésitez pas à nous consulter pour en savoir plus!
PULSAR INFORMATIQUE pourra vous aider dans l'établissement de vos planning de déploiement, ou même dans le déploiement de vos solutions 365.
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