Intranet ou extranet : quel outil pour répondre à quel besoin ?

Intranet & Extranet: Kesako ?

On parle souvent un peu indifféremment des intranets et des extranets alors que ces deux types de sites web correspondent à des objectifs et des utilisateurs très différents. Au delà d'une définition où l'un serait tourné vers l'intérieur et l'autre vers l'extérieur qu'en est-il réellement ?

Intranet : un outil de communication interne

L'intranet est un outil de communication interne généralement commandé et piloté par les services RH ou Communication de l'entreprise. Il sert principalement à favoriser les échanges entre les membres de la société. On y trouve souvent les fonctions suivantes :

• Réseau Social d'Entreprise pour dynamiser les échanges
• Actualités et évènements internes pour partager l'information
• Offres de formation : faire monter en compétence vos collaborateurs
• Gestion Electronique de Document collaborative (GED)
• Repas & tickets restaurants 
• Covoiturage et transports : facilitez l'entraide
• Annuaires des collaborateurs
• Espaces dédiés projets: regrouper les informations autour des acteurs
• Partage et cohésion d'équipes
• Bons plans : réduction, sortie culturelle, livres, podscast….
• Supports de communication
• Newsletters pour tenir informés vos collaborateurs
• Photothèque / vidéothèque
• Inscription aux réunions et documents associés

Extranet : ouverture de vos process

Au contraire un Extranet est un outil qui permet d'ouvrir une partie de l'informatique interne à un tiers, qu'il soit client ou fournisseur. Un extranet est généralement utilisé à la fois par des membres de l'entreprise et des clients ou fournisseurs. Il permet la numérisation de la relation client-fournisseur en automatisant et fluidifiant les échanges.

Parmi les types d'extranets on trouve entre autres :

• Espace client 
• Portail EDI avec vos fournisseurs
• Gestion Electronique de Documents
• CRM sur mesure
• Groupware
• Services en ligne

Qui êtes-vous ? Un communicant ou un opérationnel ?

Selon votre profil vos objectifs et votre culture vous oriente vers l'intranet ou l'extranet. 

• Si vous faites partie d'un service RH ou Communicaiton, alors c'est plutôt un intranet qu'il vous faut.
• Si au contraire vous appartenez au service commercial ou à la production (services process) c'est généralement un extranet dont vous avez besoin.

Le service comm' ou RH a pour objectif la communication interne et le bien être des employés alors que le service commercial ou les process sont plus mobilisés pour la satisfaction des clients ou des tiers. 

Les premiers vont rechercher des communiquant et des professionnels de la communication par l'image et le numérique alors que les seconds vont rechercher des compétences de gestion de gros projets informatiques et des savoirs-faire technologiques.

Quel est votre budget ?

Un intranet est globalement un site internet tourné vers l'intérieur de l'entreprise ou de l'association. On y retrouve au minimum les grandes fonctions d'un site internet autour de la gestion de contenus (actualités, évènements, ...) avec plus ou moins de liens vers d'autres outils internes.

Les budgets correspondants sont ceux d'un gros site internet démarrant à partir d'environ 15 K € HT avec des délais de 3 mois au minimum. Bien sûr on peut trouver des intranets bien plus riches avec le développement de Réseaux Sociaux d'Entreprise ou de Gestion Electronique de Documents internalisés.

Au contraire l'extranet n'a que peu de rapport avec un site internet classique et s'apparente beaucoup plus à un logiciel métier sur le web. Il est généralement plus complexe à développer et sa conception s'étend sur des durées d'un ou 2 ans en général. Les coûts n'ont aussi rien à voir. On parle ici plus souvent d'un ticket de départ d'environ 100 € HT €.

Quel outil allez vous manipuler ? 

En tant que membre du service communication ou RH votre équipe va avoir besoin d'intervenir régulièrement sur le contenu de votre intranet. Les interfaces doivent être très accessibles. On retrouve alors facilement des CMS (Drupal, Wordpress, Joomla dans le monde Open Source PHP...) pour la réalisation d'un intranet d'autant plus qu'il est une version interne d'un gros site web. La gestion de droits et d'accès étant souvent très importante Joomla est souvent une bonne solution (surtout si on y adjoint un CCK comme SEBLOD).

Par contre si votre préoccupation est de développer un outil métier pour votre service commercial ou production, votre activité n'a plus rien à voir avec de la gestion de contenus d'un CMS et vous allez choisir des frameworks PHP comme Symfony ou Laravel (entre autres) pour la réalisation d'extranet tant les fonctions développées s'éloignent d'un site site web qui gère et affiche des contenus.

Quelles méthodes projet vous convient le mieux ?

Même si il ne peut y avoir de règle absolue ici aussi, on retrouve plutôt des projets sur cahier des charges et donc au forfait pour les intranets et des projets en Agile pour les extranets. La différence avec les avantages et inconvénients de chacune des méthodes sont exposées sur ce billet de notre blog. 

Si on trouve des gros intranets développés en agile, il est très largement recommandé de ne pas se lancer dans le développement d'un extranet au forfait tant les fonctions et les attentes sont spécifiques. 

Mais au delà de ces aspects posez-vous la question de la relation client-fournisseur que vous voulez bâtir avec votre futur prestataire. Si vous êtes dans une réflexion classique de client-fournisseur alors certainement que la méthode au forfait, si vous êtes en mesure de rédiger un cahier des charges exhaustif, compréhensible et définitif, vous convient le mieux.

Si par contre vous voulez bâtir une relation plus durable de partenaires dans laquelle vous et le prestataire veulent s'impliquer ensemble, la méthode Agile est largement conseillée.

Que devez-vous préparer ?

Si vous êtes du service RH ou Comm' vous devez vous poser ces questions fondamentales pour votre futur intranet:

• Pourquoi l'intranet réalisé sera adopté et plébiscité par les membres de l'entreprise ?
• Jusqu'à quel niveau de participation veut on impliquer les employés et utilisateurs de l'intranet ? Va t-on jusqu'à un Réseau Social d'Entreprise ?
• Faut il utiliser une solution sur étagère ou développer votre propre intranet ?
• Qui gère ? Qui modère les contenus soumis par les utilisateurs ?
• Avez-vous préparé des ateliers pour impliquer et solliciter les futurs utilisateurs ?
• Avez vous rédigé un cahier des charges complet ?
• Quelles actions de communication internes mettez-vous en place pour informer et solliciter les utilisateurs ?

Si au contraire vous faites partie d'un service lié à la production ou au service commercial vos préoccupations pour votre extranet vont plutôt être:

• Quelles sont les attentes clients ou fournisseurs pour l'extranet ?
• Quels services seront ouverts au tiers ?
• Quelles sont les attentes de vos collaborateurs par rapport aux manques et limites des outils existants ?
• Disposez-vous d'une organisation Agile qui pourra travailler au plus près du prestataire ?
• Avez vous planifié une politique d'accompagnement du changement pour impliquer les collaborateurs dans l'adoption de l'extranet?
• Comment allez vous valoriser cette nouvelle offre de service auprès de vos partenaires (clients ou fournisseurs) ?
• Quelles actions de communication externes mettez-vous en place pour informer et solliciter les utilisateurs ?

Quel type de prestataire vous faut-il ?

Etant donné que les attentes et les commanditaires des intranets et des extranets sont très différents l'agence retenue doit posséder des compétences particulières pour répondre à l'une ou l'autre des demandes :

• compétences de communication visuelle et d'animation de plateforme pour l'intranet au forfait;
• compétences de conception et développement de logiciels informatique pour l'extranet en méthode AGILE.

Et dans les deux cas bien sûr des compétences de développements web !

Et Pulsar dans tout cela ?

Notre agence a ceci de particulier qu'elle a construit avec les années une double compétence technique et de communication avec plusieurs équipes en son sein. Nous proposons des équipes et des solutions adaptées selon qu'il s'agisse d'un intranet communiquant ou d'un extranet portail client ou fournisseur. Appelez-nous, vous verrez par vous-même !